ישום מחוללי הדוחות באירגוני SMB

ישום מחוללי הדוחות באירגוני SMB

בתהליך היישום ולאורך חיי המערכת מוצעים ע"י הגוף המיישם מספר סוגי פתרונות כמענה לדרישה למידע. יש לציין שבחלק ניכר מהפרויקטים, נושא הדוחות מהווה אבן נגף ומקור למתחים בין ספק התוכנה לארגון המיישם. בדרך כלל ארגון המחליט ע"י ישום מערכת תוכנה חדשה מגדיר באופן מפורט את דרישותיו בהקשר לתהליכי העבודה בארגון, אולם ביחס לדוחות ההגדרה חלקית בלבד ונוטה להשתנות בתהליך היישום. בפרויקטים המנוהלים במחיר קבוע קיים מתח סביב נושא הדוחות כאשר הדרישה לדוחות אינה יודעת גבולות והספק נכנס להוצאות גדולות. לאחר ישום מערכת חדשה, תפיסת המידע  והצרכים עשויה להשתנות באופן ניכר. לכן גם במקרים שמסמך ההתקשרות התייחס באופן מפורט לנושא הדוחות הדרישות המופיעות בו אינן מעודכנות.

בתי התכנה והארגונים המיישמים מציעים מספר פתרונות לנושא הדוחות. להלן תיאור קצר של סוגי הפתרונות וטבלת המשווה ביניהם:

א. שיפור הדוחות הקיימים בחבילה הסטנדרטית.
הוספת אופציות לדוחות קיימים או הוספת דוחות למאגר הדוחות הסטנדרטיים. במידה ומתאפשר זהו הפתרון הטוב ביותר למשתמשים.  אולם במרבית המקרים לא ניתן לבצע שינויים בחבילה הסטנדרטית, הפתרון המתקבל מאולץ ע"י החבילה ואינו עונה בהכרח באופן מלא  לצרכי הלקוח. עלות הפתרון גבוהה אולם אינה מועמסת בהכרח רק על לקוח אחד, הבעיה הקשה ביותר הינה זמן ההספקה ארוך בדרך כלל.
 
ב. פיתוח דוחות ייעודיים בכלי המערכת.
פיתוח של דוחות המיועדים לשימוש הארגון המזמין בלבד. איכות הפתרון המתקבל גבוהה כיוון שאין אילוצים של המערכת הסטנדרטית, אולם קימת בעיה של זמן הספקה ועלות גבוהה. 
 
ג. שימוש במחוללי דוחות פנימיים לפיתוח דוחות פשוטים.
בחלק ניכר מחבילות התוכנה נכללים כלים המאפשרים גם למשתמשי קצה לחולל דוחות פשוטים המבוססים על "סרגלי נתונים" שפותחו מראש. בדרך כלל ניתן לפתח דוחות בקלות ובמהירות ללא צורך בהכרת בסיס הנתונים. במקרים בהם  הכלי נותן מענה לדרישות זהו פתרון אידיאלי, זמן הספקה מהיר מאוד, עלות נמוכה מאוד, גמישות גבוהה. הדוח מפותח בתוך הארגון ללא תלות בגורם חיצוני. הבעיה, שכלים אלו מוגבלים ביכולתם ונותנים מענה חלקי בלבד. 
 
ד. שימוש במחולל דוחות.
מחוללי דוחות סטנדרטיים הנפוצים בשוק. דורשים התמקצעות. ברוב המקרים אין יכולת בארגוני SMB ליישם בתוך הארגון והפיתוח נעשה ע"י גורם חיצוני. נדרשת אינטגרציה עם חבילת התוכנה.
 
טבלת השואה בין סוגי הפתרונות המוצעים לפיתוח דוחות:
 
 טבלת השואה בין סוגי הפתרונות המוצעים לפיתוח דוחות


מתוך התבוננות בטבלת ההשוואה ניתן לראות שבמרבית הפרמטרים קיים יתרון למחולל הדוחות הפנימי. המחולל הפנימי זמין גם למשתמשים שאינם אנשי מקצוע בתחום התוכנה, ואינם דורשים הכרת בסיס הנתונים. משך הפיתוח קצר מאוד והגמישות לשינויים גדולה, התשתית המאפשרת שימוש במחולל מתוחזקת ע"י ספק התוכנה כך שבעיית התחזוקה הופכת לבעיה קטנה. אולם למחולל הפנימי מגבלות ובדרך כלל אינו נותן מענה לחלק גדול מהדרישות המיוחדות.  
 
נושא הדוחות אשר לכאורה הינו מקור לרווח, מהווה גם כאב ראש גדול לבתי התוכנה ולחברות היישום. מרבית המיישמים אינם מיומנים בשימוש במחוללי דוחות ועליהם להיעזר במתכנתים. בפרויקטים גדולים ניתן להקצות מתכנת לפרויקט, אולם בפרויקטים קטנים הופכת מגבלה זו לבעיה הגוררות גבוהות ועשויה להפוך פרויקטים למפסידים. בעיה נוספת הקיימת עקב זמן ההכשרה הארוך ורמת הנידות הגבוהה של עובדים בתחום, הינה חוסר היכולת לשמר ידע ותלות במספר קטן של אנשי מקצוע מנוסים.
 
מכיוון שהיכולת להרחיב את הדוחות הסטנדרטיים מוגבלת ויקרה, במקרים בהם מחולל הדוחות הפנימי אינו נותן פתרון,  הספק נוטה להפנות את הלקוח  למחולל דוחות חיצוני.
 
להבדיל משימוש במחולל פנימי, השימוש במחולל חיצוני ע"י הלקוח אינו ישים במרבית ארגוני ה-SMB, ללקוח אין ידע  מספק להפעלת המחולל, לא בהיבט של הכרת הכלי ולא בהיבט של הכרת בסיס הנתונים. אין ביכולתם של מרבית ארגוניSMB להקצות כ"א מקצועי לנושא ולפיכך נדרש הארגון להיעזר בגורמים חיצוניים בכדי לתת מענה לנושא. השימוש בגורמים חיצוניים מסורבל ויקר והתוצאה שהעלויות גבוהות הפתרון אינו מלא, ושביעות הרצון מהמערכת שיושמה חלקי. 
 
כפי שראינו הכיוון של מחולל דוחות פנימי הוא הפתרון המועדף, אולם לשם כך נדרש להרחיב את יכולתו. למעשה במרבית חבילות התוכנה לא ניתן להרחיב יכולות זו מסיבות תקציביות ומקצועיות. בית תוכנה המתמחה בתחום מסוים אינו יכול לספק את היכולות הרחבות הניתנות ע"י מחוללי הדוחות הכללים.
הפתרון המסתמן לבעיה זו הינו שילוב של מחולל דוחות כללי  בחבילות התוכנה באופן המאפשר מצד אחד פיתוח של דוחות בקלות ובמהירות ע"י עובדים שאינם מתכנתים ומצד שני מאפשר לאנשי המקצוע לפתח דוחות מורכבים הדורשים ידע מעמיק. נדרש מהמחולל לאפשר עבודה במספר רמות, רמת אנשי התוכנה, רמת המיישמים ורמת המשתמשים. המקצוענים יבצעו הגדרות  מורכבות הדורשות הכרות מעמיקה של המערכת ויבנו  תשתית רחבה. התשתית שהוכנה תאפשר מצד אחד לעובדים מהשורה לחולל דוחות  בקלות בה ניתן לחולל דוחות במחוללים הפנמיים. ומצד שני מיישמים ואנשי מקצוע יוכלו להפיק בקלות יחסית דוחות מורכבים תוך שימוש מלא ביכולות המחולל.
 
נדרש לאפשר למשתמשים ולמיישמים לחולל ולהפיק דוחות בסביבה ידידותית ופשוטה המצריכה זמן הכשרה קצר ביותר וללא צורך בידע בתכנות.
באופן זה, הידע הנדרש לצורך בנית התשתית ישמר, התלות באנשי מקצוע וזמן ההכשרה יקטנו. העלות של פרויקטי היישום תפחת תחרותיות והרווחיות יעלו.
אלמנט נוסף הנדרש ממחולל הדוחות הוא יכולת פיתוח והפקת דוחות בסביבת האינטרנט. אלמנט שאינו נמצא במרבית המחולל הפנמיים. סביבת האינטרנט תאפשר שיתוף מידע מעבר לרשת הארגונית, עם עובדים ועם שותפים העסקיים. יכולת פיתוח אינטרנטית מאפשר הדרכה תמיכה ופיתוח של דוחות מרחוק, וע"י כך להגדיל את הזמינות הגמישות ולחסוך בעלויות.
 
בתי תוכנה אשר יאמצו גישה זו ישיגו יתרון שיווקי, יקטינו עלויות בפרויקטים ובתחזוקה, שביעות רצון של הלקוחות תגדל ואיתה הרווחיות.

עוד נושאים:
מאמרים נוספים בנושא זה:

מחולל דוחות

מחולל דוחות רב עוצמה המאפשר להפיק מגוון רחב של דוחות ניהול ובקרה

ישום מחוללי הדוחות באירגוני SMB

ארגונים המיישמים מערכות ERP וחבילות המתמחות בתחום ספציפי כגון מעבדות, ארכיונים, ו- CRM מגיעות בדרך כלל לשלב בו הדוחות הסטנדרטיים שסופקו במסגרת החבילה שיישמו אינם מספקים. ככל שחולף הזמן מתרבות הדרישות לקבלת מידע באמצעות ה-WEB, מרבית החבילות הסטנדרטיות עדיין אינן תומכות בכך.