PDF פותח על ידי חברת Adobe, הוצג לראשונה בשנת 1991, ומאז החל לתפוס תאוצה בעיקר כתוצאה מהשימוש הגובר באינטרנט. מאז ועד היום התפתח פורמט הקובץ וכיום הוא מציע אפשרויות מתקדמות של הצפנת מסמכים, שימוש בבסיסי נתונים בתוך המסמך ואף הפך לתקן למסמכים וטפסים ברשת.
ה-PDF הוא פורמט מסמך אשר ניתן לפתוח, ללא שינוי או פגיעה, במחשבים שונים כמו PC, MAC או מערכות הפעלה שונות. הפורמט בו קובץ ה-PDF רשום הינו פורמט קבצים אוניברסלי המאפשר העברת מסמכים וטפסים ברשת.
ראשי התיבות של PDF הן Portable Document Format, או בתרגום חופשי: פורמט מסמכים נייד. הייחודיות של קובץ זה, בשונה מקובץ PSD, היא שה-PDF הוא קובץ "סגור" אשר לא ניתן לבצע בו שינויים או לערוך אותו לאחר שנשמר. כתוצאה מכך, הקובץ מסוגל לשמור על העיצוב, הפונטים, העימוד והגרפיקה של המסמך המקורי, ללא תלות במערכת ההפעלה בה המסמך נוצר. כך למעשה, קיימת אפשרות למשתמש חלונות, ליצור קובץ בפורמט PDF, לשמור אותו ולהעביר אותו למשתמש מקינטוש, והוא ייראה את הקובץ בדיוק כפי שהוא נוצר בחלונות.
נוסף על כך, פורמט ה-PDF מאשר הגנות שונות כמו סיסמה, חסימת העתקה והדפסה ואף מניעת ביצוע שינויים או הוצאת חלקים מהמסמך לאחר שהוא נוצר ונשמר. כתוצאה ממאפיינים ייחודיים אלו של המסמך, הפך ה-PDF לפורמט מועדף ואידיאלי לטפסים, חוזים ומסמכים שונים ומגוונים אשר דורשים נאמנות למקור. בימינו, גם אתרים ממשלתיים רבים בארץ, כמו למשל אתר מס הכנסה ומשרד החינוך, מאפשרים הורדת טפסים שימושיים בפורמט PDF.
בין התכונות הרבות הקיימות במסמך, יש אפשרות להוסיף שדות אינטראקטיביים כגון; שדות טקסט, כפתורים וכדומה, ואת שדות אלו ניתן להצמיד לפעולות חישוביות המאפשרות מילוי טפסים אלקטרוניים בהקלדה.
כיום, תוכנות לצפייה בקבציPDF מחולקות חינם, ניתן להציג את הקבצים בעזרת תוכנת Adobe Reader, אשר זמינה חינם באינטרנט וכמו גם, ניתן לצפות בקובץ באמצעות תוכנות רבות וביניהן גם באמצעות ה- Office ובכדי ליצור קובץ PDF יש צורך בתוכנה בתשלום.
לאחר מספר רב של פרצות אבטחה שהתגלו בפורמט, יצאו עדכוני אבטחה רבים ובנוסף, יוצרי הקובץ החליטו להעביר את פיתוח הפורמט לידי ארגון התקינה הבינלאומי ולידי הנציבות הבינלאומית לאלקטרוטכניקה, וב-2008, פורסם הפורמט כסטנדרטISO/IEC 32000-1:2008 ובכך הפך פורמט ה-PDF לחופשי באופן רשמי.
בימינו, מערכות ניהול עסקי (ERP) כדוגמת Bgate ,מאפשרות הפקת מסמכים בפורמט PDF-על מנת לאפשר שיתוף מסמכים שונים ומגוונים, כולל מסמכים פיננסים, חשבוניות, חוזים ועוד, תוך שמירה והגנה על הקבצים המקוריים. מודול ה-PDF בBgate מאפשר שליחת מסמכים במייל מתוך המערכת בפורמט תקני אשר לא מהווה בעיות בפתיחתו או בחסימתו, מאפשר המרת מסמכים מיידית לפורמטPDF בתוך המערכת ומתאים במיוחד בשילוב עם מודול החתימה הדיגיטלית.
