אישור מסמכים

אישור מסמכים


בקרה ושליטה זה שם המשחק בעולם העסקי היום, אנחנו לא חושבים שהעסק שלך צריך לצאת להפסקה אבל אנחנו בטוחים שאתה או המנהלים שלך חייבים מידי פעם לצאת להפסקה.
Bgate מאפשרת לך לצאת להפסקה בראש שקט בעזרת מערכת אישור מסמכים המאפשרת לך להגדיר חוקים עסקיים ללא הגבלה (כגון: רווחיות, אובליגו, עומק חוב, גיל חוב פתוח ועוד....) חריגה מחוקים עסקיים תחסום את הפקת המסמך עד לאישור מנהל.


יתרונות המודול:
  • מעבר לניהול ע"פ חריגים – התהליכים העסקיים זורמים כל עוד הם עומדים בקריטריונים שנקבעו. 
  • מודול ידידותי וקל לתפעול ולהגדרה. 
  • יכולת בלתי מוגבלת ליצור התניות והגבלות.
  • חיסכון משמעותי בזמן ניהול.
  • שיפור וייעול תהליכי קבלת ההחלטה בעסק.

 

תהליכי אישור עבור מסמכים כלליים בכלל ומסמכים רשמיים בפרט, מחייבים לרוב בדיקה ואישור של מספר בעלי תפקיד או מנהלים ובזאת אף משולב ייזום המסמך עצמו. כאן נכנס לתמונה מודול אישור המסמכים של Bgate הלכה למעשה, ככלי מתקדם, הן עבור משתמש הקצה והן עבור מנהלי התהליך ומנהלי המערכת. יישומו מתבצע על פי בחינה של התהליך המתאים לכל מערכת ומבנה הארגון/חברה, תוך התייחסות לתזמון ההתראות ומניעת צווארי בקבוק העלולים לעכב את התהליך. כמובן, ניתן לקבוע את זרימת תהליך האישור על פי סוג המסמך. כאשר העבודה היא תחת מסגרת של תקנים, חשוב שתהליך הזרימה וסבב האישורים יהיה יעיל – מסודר אך גם מגביל, וזאת תוך כדי זיהוי היתרונות והחסרונות בתהליך, כך שבמקרים מסויימים התהליך יזרום כולו במערכת ולעיתים רק בחלקו. כמובן, מודול זה שימושי בשילוב עם מודולים רבים במערכת בהם: מודול השיווק, מודול השירות, מודול ניהול חוזים ועוד...

 

מימד מרכזי בתהליך האישור הינו היכולת להציף נתונים רלוונטים לגורם המאשר בשילוב מנגנון האישור . על מנת למנוע קבלת החלטות על סמך מידע חלקי ,או סירבול ובזבוז זמן באיתור נתונים  תומכי החלטה .

תכונות מרכזיות של המודול:
  • מערכת האישורים מאפשרת להציף למנהל את כל נתוני קבלת ההחלטה ללא צורך לאתרם או לחשב אותם (לדוגמא הזמנה שנחסמה על רווחיות נמוכה – ניתן להציג למנהל את הנתונים הדרושים לקבלת ההחלטה כגון: נתוני הלקוח: היקף קניות שלו, יתרה בכרטיס, צקים שלא נפרעו. נתוני הפריט: כמות במלאי, כמות מוזמנת שלא סופקה, כמות הזמנות רכש פתוחות, כמות שנמכרה ב 3 חודשים אחרונים, עלות נטו, רווחיות ממוצעת).
  • אפשרות ניהול צאט עם מפיק המסמך.
  • מעקב אחר שינויים המודול מציג את כל השינויים שנעשו במסמך
  • אפשרות למדרג אישורים (מספר מאשרים) רוחבי או אורכי.
  • אין הגבלה על כמות ואופי ההתניות.
  • התניות בממדים שונים: לקוחות, ספקים, אנשי מכירות, קבוצות השתייכות לקוחות, קטגוריית פריט ועוד...
  • פעיל על כל סוגי מסמכי השיווק והרכש. 
מאמרים נוספים בנושא זה:

אישור מסמכים

מערכת התניות המאפשרת בניית חוקים עיסקיים לבקרה על מסמכי שיווק